Tip pro Vás

Rezervace screenshoty

REZERVACE

Modul REZERVACE je systém určený pro evidenci a správu rezervací vozidel a zařízení používaných více uživateli.

Umožňuje udržovat perfektní přehled o využití vozidel a libovolných dalších prostředků (projektory, fotoaparáty, zasedací místnosti, nářadí…), které jsou k dispozici více uživatelům. Správce rezervací může jednoduše upravovat a schvalovat žádosti o přepravu či zapůjčení zvoleného prostředku a tím optimalizovat jak využití celého vozového parku, tak obecně veškerých sdílených prostředků. Snadný způsob vytváření žádostí a rezervací zprůhlední a zrychlí celý proces, který (díky instalaci aplikace na síť) může probíhat výhradně elektronickou formou. V případě potřeby je samozřejmě možné tisknout a schvalovat "klasické" formuláře (žádanky). V programu je k dispozici řada nástrojů pro nastavení přístupových práv uživatelů k jednotlivým vozidlům, zařízením a funkcím. Díky tomu je program možné bez problému provozovat v síti s neomezeným počtem uživatelů.

• Základní databáze - evidence uživatelů (nastavení práv)) a středisek

• Vozidla a zařízení určená k rezervacím

• Rezervace - část modulu určená pro vlastní rezervování vozidel a dalších zařízení

• Správa rezervací - úprava, schvalování a zamítání požadavků na rezervace

• Statistiky - souhrnný přehled o využívaní jednotlivých vozidel a zařízení za určité období

REZERVACE, jako modul rozšiřující program SPZ®, sdílí jednu databázi uživatelů středisek, vozidel a zařízení.

Screenshoty programu REZERVACE

Modul REZERVACE poskytuje okamžitý přehled o vozidlech a prostředcích využívaných více uživateli najednou. Snadný způsob vytváření žádostí a rezervací zprůhlední a zrychlí celý proces, který může probíhat výhradně elektronickou formou.

Novinky v programu SPZ® 2016 - software pro automobily

Podívejte se na podrobný popis novinek a úprav v SPZ® 2016.

Při přípravě nové verze programu jsme opět vycházeli z Vašich připomínek, námětů a požadavků. Zásadní úpravou prošlo zpracování cestovních náhrad,, zadávání je nyní jednodušší, schvalování může probíhat ve dvou úrovních (s možností schvalování pomocí e-mailů). Rozšířené a doplněné byly statistika a přehledy (jízdy v noci, denní přehledy, rozšířený výpočet DPH za soukromé kilometry... Jednodušší je nastavování přístupových práv a převod práv mezi uživateli. Pro přístup do knihy jízd a nákladů lze používat telefony (IOS, Android). Nová verze programu je plně kompatibilní s Windows 10.

Program SPZ® 2016 je připravený i z hlediska očekávaných legislativních změn. Součástí update programu budou samozřejmě i veškeré nové sazby stravného (tuzemského i zahraničního), ceny pohonných hmot, sazby a formuláře pro silniční daň, atd.

Pořízením upgrade programu SPZ® 2016 získáte pro rok 2016 veškeré další aktualizace programu zdarma(i v případě zásadních legislativních změn, např. změny DPH).

Zpracování cestovních přkazů

Zjednodušení a větší přehlednost přináší nové přepracované zpracování cestovních příkazů.

Etapu (jízdu) přes půlnoc zadáte nyní tak, že vložíte datu a čas počátku jízdy a čas konce jízdy (bez datumu). Pokud je čas konce jízdy nižší než výchozí čas, program automaticky vytvoří etapu přes půlnoc. Vše je dobře vidět na tomto obrázku.

Úpravou prošla i evidence nákladů (výdajů) spojených s pracovní cestou. Náklady se nyní evidují v jedné tabulce, druh výdaje se zvolí při zadávání. Nová je možnost označit náklad jako daňově neuznatelný.

Menšími úpravami prošly i některé tiskopisy, např. do "Přehledu za uživatele" byly doplněné doby strávené na pracovních cestách, rozšířené jsou i možnosti úpravy zápatí a editace popisků u podpisů v tiskopisu standardního příkazu a vyúčtování (pro tuzemské i zahraniční cesty)

Schvalování cestovních příkazů

Schvalování cestovních příkazů a vyúčtování bylo zcela přepracováno a doplněno o další možnosti. Schvalování je nyní možné provádět ve dvou úrovních a to jak příkazy k cestě, tak vyúčtování pracovní cesty (odděleně pro tuzemské a zahraniční cesty).

Schvalující nemusí být již uvedený jako "nadřízený" a nemusí mít k uživateli přístup, což značně zjednoduší nastavování práv pro schvalování.

Vlastní schvalování je lze provádět buď z otevřeného příkazu (vyúčtování), nebo i hromadně v seznamu cestovních příkazů (funkce dostupná v lokálním menu). Cestovní příkazy se v průběhu schvalování postupně uzamykají (nastavuje se režim "pouze pro čtení") a všechny provedené změny se zaznamenávají v "Historii cestovního příkazu". Součástí schvalování jsou i automaticky generované e-maily (nebo zprávy v programu SPZ®) s informacemi o průběhu schvalování.

Podívejte se na schéma schvalování cestovních příkazů a vyúčtování pracovních cest.

Schvalování cestovních příkazů pomocí e-mailu

Pokud je v programu SPZ® aktivní zasílání e-mailových zpráv s požadavkem na schválení cestovního příkazu nebo vyúčtování, je možné toto schválení provést přeposláním informačního e-mailu na předem připravenou e-mailovou adresu.

Podmínkou je existence speciálního e-mailového účtu a instalace služby, která příchozí e-maily zpracovává.

Jakmile služba zachytí příchozí e-mail, zpracuje požadavek (schválí příkaz, vyúčtování, první nebo druhou úroveň) a vše zaznamená do SPZ®. Schvalování lze provádět z jakéhokoliv zařízení, na kterém máte přístup ke svým e-mailům (telefony, tablety...).

Uživatelská práva, "Alias"

K dalším zjednodušením a úpravám došlo v oblasti nastavování uživatelských práv.

Nově je možné přidat "nadřízeného" přímo v kartě uživatele. Uživatel, který schvaluje cestovní příkazy a vyúčtování již nemusí mít nastavený přístup k uživatelům, kterým schvaluje.

Zcela nová je funkce "Přihlásit se jako". Pomocí této funkce se lze jednoduše přihlásit pod jiným uživatelským účtem a použít funkce dostupné pod tímto účtem (např. schvalování cestovních příkazů). Činnosti prováděné pod jiným účtem se evidují v logu (záznam činnosti uživatelů). Využití tato funkce najde v případě dovolené, nemoci apod. (klikněte pro větší obrázek).

Obnova smazaných záznamů 

Větší zabezpečení dat přináší možnost obnovit smazané záznamy. V SPZ® 2016 je nově doplněno obnovení smazaných záznamů pro tuzemské i zahraniční cestovní příkazy (a vyúčtování).

I když v kombinaci s možností uzamykání záznamů k vozidlům a uživatelům je velká pravděpodobnost, že o svá data nepřijdete, doporučujeme pravidelné zálohování databáze. Použít můžete funkci "Vytvořit zálohu" v menu "Nástroje", nebo externí zálohovací program

Fr. Křížka 28

170 00 Praha 7         

tel: 233 376 492

tel: 233 372 986

mobil: 608 976 355

fax: 233 374 961

e-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.

internet: www.kniha-jizd.eu

IČ: 26192772

DIČ: CZ26192772